Finanční reporting jinak a lépe

11.06.2014

Finanční reporting je problematika, která trápí naprostou většinu firem. Jednak je potřeba podávat finanční výkazy státním orgánům a jednak každého ředitele zajímá, jak si jeho firma stojí, ať jde o pekárnu, soukromou kliniku, půjčovnu aut anebo IT firmu. Proto jsme se tématem finančního reportingu začali zabývat i my v KOMIXu v QlikView týmu. V současnosti toto řešení využíváme nejen v naší společnosti, ale využívají ho i další firmy z oblasti telemarketingu, finančního poradenství nebo bankovního sektoru.

Co do finančního reportingu patří

Finanční reporting je poměrně široký pojem, a proto na dalších řádcích krátce shrneme, jaké výkazy do něj vlastně mohou patřit.

Předně jde o výsledovku, neboli výkaz zisků a ztrát. Tento výkaz zobrazuje, jaké měla firma tržby a náklady ve zvoleném období členěné dle daného předpisu. Předpis je jednak zákonný (pro potřeby účetní závěrky) a jednak si firmy často vytvářejí své vlastní manažerské pohledy.

Dalším výkazem je rozvaha, která zobrazuje majetek firmy a zdroje k jeho krytí. Člení se dle zákonného předpisu a vždy zobrazuje stav k danému datu.

Třetím výkazem je výkaz cashflow, neboli výkaz o peněžních tocích, který zobrazuje skutečné příjmy a výdaje peněz ve firmě.

Skutečné hodnoty z výše uvedených výkazů je následně potřeba porovnávat s plánem. K původnímu plánu někdy přibývá i jeho aktualizovaná verze, která se pravidelně upravuje na základě současných událostí. Tuto aktualizovanou verzi lze sestavovat například za pomoci obchodního výhledu, neboli forecastu. Ten představuje obchodní příležitosti s odhadem tržeb, přímých nákladů a pravděpodobností, s jakou se obchod podaří uzavřít.

Poslední zvláštní kategorií jsou klíčové ukazatele (zkráceně KPI neboli Key Performance Indicators). Na základě souboru těchto ukazatelů dokáže firma rychle vyhodnocovat, jak si stojí. Ukazatele si každá firma volí, má pro ně nastavené metriky a cílové hodnoty, průběžně je sleduje a zjišťuje, jestli se pohybují v pozitivních či negativních hodnotách, případně jaký mají trend.

Obvyklé problémy

Málokterý účetní systém zahrnuje možnosti reportingu, případně když už je obsahuje, jedná se často o reporty velice jednoduché – ve formě tabulky, grafu či nějakého jednoho vypsaného čísla. Takovéto reporty bývají neobratné, špatně upravitelné a často jsou dodávané „tak jak jsou“, bez možnosti zobrazená data nějak dále analyzovat, filtrovat, rozebírat. Firmy se proto často uchylují k exportu dat do Excelu, kde nad nimi nějaký šikovný IT specialista vystaví celý finanční reporting plný vzorců, maker a tlačítek. Je to nejčastější způsob řešení, a to i přes to, že skýtá mnoho problémů.

První kategorie problémů by se mohla jmenovat „Jak na to?“. Reportu zpravidla rozumí jeho tvůrce (v lepším případě) a pak ten, kdo s reportem už aspoň čtvrt roku intenzivně pracuje. Ostatní stále tápou, kde, co a jak hledat. Těžká ovladatelnost a malá srozumitelnost pak mohou ústit v množství vyrobených chyb, kdy aplikace neukazuje buď nic, anebo se tváří, že funguje, ale ukazuje špatně (což je možná ta horší varianta).

Když už máme vytvořené řešení, ve kterém lze data alespoň jakž takž podrobněji analyzovat, dostáváme se do kategorie problémů „Co potom?". Sem spadají otázky ředitele na IT specialistu typu: „Nešlo by tyto dvě položky místo sem sčítat tam a tuto položku z tohoto součtu oddělit a přičíst ji až tady?“. Odpověď většinou zní: „Ne.“, přinejlepším: „Ano, ale….“ Tyto reporty většinou nejsou na nějaké dynamické měnění připraveny, takže každá změna znamená časově náročnou úpravu. Navíc čím větší změna, tím větší riziko, že se někde něco nenaváže, převáže, odváže a celá aplikace se rozsype jak hromádka z karet, takže dát ji dohromady bude stát další hromadu času. Měnit tedy předpisy pro jednotlivé výkazy, případně mít pro jeden příkaz předpisů více, je při tomto způsobu reportingu tak náročné, že se to někdy ani nakonec nevyplatí dělat.

Silnější stránkou Excelu se může na první pohled zdát možnost vytváření What-If analýz, neboli analýz, kde si uživatel nějakou část dat namodeluje a zbytek se dle toho dopočítá. Jelikož v Excelu je dovoleno napsat cokoli kamkoli, neměl by to být problém – přepíše se pár vzorečků a je to! Bohužel je tu stále hrozba vzniku nekonzistence dat, vzorečků, filtrů či všeho najednou, a to na jednom či více listech aplikace a pak už není vůbec těžké, aby se uživatel naprosto ztratil v tom, kde je, co je skutečnost, co je namodelováno a co z toho je vlastně správně.

Klíčové vlastnosti řešení v prostředí QlikView

QlikView tým KOMIXu vytvořil sadu aplikací, které výše zmíněnou problematiku komplexně pokrývají:

• Finanční reporting – globální aplikace, která čerpá a propojuje data z účetního, mzdového a projektového systému, v budoucnu bude čerpat i z obchodního systému.
• Obchodní reporting – detailně rozpracovává analýzu práce obchodníků a zobrazuje výhledy na uzavření zakázek v nejbližším období a s nimi spojené tržby a přímé náklady.
• Cashflow – speciální report pro analýzu cashflow.
• Plánování – speciální report pro analýzu plánu a pro pomoc při vytváření plánu nového.

V této části popíšeme klíčové vlastnosti celého řešení i jednotlivých reportů a budeme tak postupně ukrajovat z výše zmíněných problémů.

Globální vlastnosti aplikace

Každá aplikace je rozdělena do více částí (záložek), ve kterých jsou shromážděny objekty, které spolu nějak tematicky souvisí. To zvyšuje přehlednost a srozumitelnost a usnadňuje ovladatelnost. Jelikož je výpočtový vzorec pro každý sloupec uveden pouze jednou, nemůže dojít k tomu, že by se na některém řádku počítalo něco jinak než na jiném. Zároveň platí, že jakýkoliv výběr, který je v aplikaci proveden, se promítne úplně do všech záložek v celé aplikaci, takže uživatel vždy na všech místech kouká na stejná data. Samozřejmě existuje možnost, jak tuto vlastnost potlačit, ovšem to jde o opodstatněné případy, kde je to opravdu potřeba.

Aplikace nepracuje s daty na harddisku, ale přímo v operační paměti, která je mnohonásobně rychlejší. Reakce jsou proto stále bleskové i při velkých objemech dat. Velké objemy dat jí zase dovoluje zpracovávat kompresní mechanismus, který data až pětinásobně zmenší. Díky tomu a díky tzv. asociativnímu propojení dat je možné v okamžiku přecházet z agregovaných dat k nejjemnějšímu detailu a zase zpět, nacházet souvislosti mezi daty a, rychle a snadno se tak dopátrat příčiny hledaného problému.

Vlastnosti jednotlivých reportů

Základním stavebním kamenem celé aplikace je manažerská výsledovka. Z té vychází většina výstupů. Aplikace umožňuje porovnání jednotlivých řádků výsledovky oproti plánu, zobrazení výsledovky pro jednotlivá oddělení a za jednotlivé projekty. Uživatel může velice snadno a rychle pomocí množství filtrů dohledat konkrétní řádky z hlavní knihy, na kterých byly zaúčtovány „podezřelé“ transakce. Vybraný detail pak zanalyzuje a rozhodne, jedná-li se o chybu, případně kde chyba vznikla, nebo alespoň zjistí, jak ji dále hledat. Zobrazení výsledovky po odděleních umožňuje vedoucím vidět výsledky svého oddělení, obdobně výsledovka po projektech umožňuje to samé vedoucím projektů.

Velkou výhodou aplikace Finančního reportingu je, že je částečně řízena metadaty. Respektive je tak řízena struktura zobrazování dat. Pro strukturu manažerské výsledovky byl vytvořen řídící soubor, který jasně a přehledně znázorňuje, které položky se kam mají slučovat, a také jej lze snadno upravovat. Stejný mechanismus jako pro manažerskou výsledovku pak funguje i pro rozvahu a standardní výsledovku. Rovněž je možné mít předpisů pro stejný výkaz více a členit si data různým způsobem. To se hodí například ve chvíli, kdy je potřeba mít data zobrazena dle různých účetních osnov (např. české, slovenské a konsolidační) nebo při potřebě více manažerských pohledů na výsledovku. Použití metadat rovněž umožňuje snadné znovupoužití aplikace v jiných firmách.

Aplikace dále rozpočítává mzdové náklady dle hodin odpracovaných na projektech. Jinými slovy mzda zaměstnance, která je normálně účtována na oddělení, do kterého zaměstnanec patří, je přerozdělena mezi oddělení, na jejichž projektech zaměstnanec pracoval. Vše se samozřejmě děje v agregované formě pomocí vypočtených relativních koeficientů, kterými se přenásobí čísla z účetnictví, takže je nemožné dostat se ke mzdovým údajům konkrétních zaměstnanců.

Dalšími klíčovými reporty v aplikaci jsou reporty zobrazující KPI, neboli klíčové ukazatele. Ty umožňuje aplikace vidět všechny přehledně najednou, je možné sledovat jejich stav i průběh.

Report s obchodním výhledem zobrazuje nejen informace o tom, jaké zakázky jsou rozjednané, jaký je na nich odhad celkových tržeb a přímých nákladů a jaká je fáze jejich dojednání (tzn. s jakou pravděpodobností to dopadne tak, jak je odhadnuto), ale také umožňuje podrobnou analýzu obchodní činnosti v minulosti. Umí pracovat se změnami parametrů v čase, takže lze porovnávat stavy ke dvěma rozdílným libovolným datům. Je možné takto sledovat výkony obchodníků, porovnávat prodejnost jednotlivých produktů či úspěšnost uzavření zakázky u jednotlivých odběratelů.

Analýza Cashflow vychází z přijatých a vydaných faktur a z dat obchodního výhledu. Na základě data splatnosti již vydaných či přijatých faktur, které však dosud nebyly zaplaceny, a údajů o tom, jaké další příjmy a výdaje firmu očekávají ve vybraném období, je sestaven přehled příjmů a výdajů v čase. Termíny příjmů a výdajů je možno upřesnit na základě platební historie daného odběratele, respektive dodavatele dle libovolného algoritmu. Dále lze datumy úhrady pohybovat libovolně pomocí What-If analýzy, tzn. uživatel ručně nastaví, kdy budou vybrané faktury zaplaceny a jestli vůbec budou zaplaceny. Aplikace vše přehledně graficky zobrazí, a dokáže tak uživateli poskytnout včasné varování o blížících se problémech a následně mu pomůže při rozhodování o tom, co platit, co neplatit, kdy to platit a na které faktury si dát pozor, jelikož jejich nezaplacení by mohlo být kritické.

Report pro plánování přehledně porovnává navzájem skutečnost s plánem a minulým rokem. Tam, kde končí současná data, začínají data forecastu a lze tak predikovat, jak se budou věci vyvíjet v nejbližší době. Pomocí What-If analýzy lze pozměňovat data budoucnosti a modelovat tak kýžené situace, což pomáhá k lepšímu určování cílů a priorit.

Výhled

V budoucnosti budou všechny aplikace dále rozvíjeny a vylepšovány, předpokládá se implementace dalších částí aplikace Finančního reportingu. Především půjde o integraci rozvahy, standardní výsledovky, analýzy cashflow a obchodních výhledů. S tím jsou spojené nové klíčové ukazatele, které tak bude možno sledovat.

Potenciál finančního reportingu spatřujeme zejména v tom, že je pro všechny v podstatě stejný, většina firem jej nutně potřebuje a Excel jim už nestačí. Navíc je jednoduché z celého „balíku“ finančních reportů vyčlenit jen ty, které zákazník potřebuje, anebo naopak poskytnout komplexní finanční reporting jako celek.

Další otevřenou možností je prodej finančního reportingu jako komponenty do finančních systémů.